Accord de sous-traitance des données personnelles

1. Parties et portée

Le Client identifié à la commande agit comme responsable des traitements qu’il détermine pour ses activités, adhésions et gestion RH. L’Association Andyvie, éditrice de Récréo, ci-après Récréo, agit comme sous-traitant pour les données traitées sur ses instructions. Lorsque le Client agit lui-même pour un autre responsable, la chaîne contractuelle et ses autorisations sont documentées avant traitement.

Les finalités propres de Récréo font l’objet d’une information et d’une qualification distinctes ; elles ne sont pas réputées autorisées par cet accord. Le présent accord prévaut sur les autres stipulations pour les données confiées. Il couvre la période gratuite autant que la période payante, jusqu’à la restitution ou l’effacement selon les obligations convenues. Les limites de responsabilité prévues à l’article 12 des CGV n’interviennent que dans les rapports contractuels où elles sont légalement admissibles. Elles ne restreignent pas les droits des personnes, les obligations de l’article 28, les pouvoirs de contrôle et de sanction ni les recours impératifs de l’article 82 du RGPD.

2. Description et périmètre

L’annexe A décrit chaque application, ses finalités, opérations, catégories de personnes et de données, durée et instructions. Les opérations autorisées sont celles nécessaires aux fonctions souscrites, notamment collecte, organisation, stockage, consultation, export et effacement, dans le périmètre renseigné.

Les données sensibles et de mineurs ne sont pas autorisées sans identification du besoin, des conditions de licéité et des mesures adaptées. Aucun dépôt indifférencié de données de santé ou de condamnations n’est couvert par une formule générale.

3. Instructions et confidentialité

Récréo traite les données uniquement sur instructions documentées du Client, y compris pour les transferts hors Espace économique européen, sauf obligation légale applicable. Dans ce dernier cas, Récréo informe le Client avant le traitement, sauf interdiction légale justifiée.

Récréo informe immédiatement le Client lorsqu’une instruction lui paraît enfreindre le droit de la protection des données. Les personnes autorisées sont tenues à la confidentialité et disposent uniquement des accès nécessaires. Les accès de support sont limités et traçables selon les mesures décrites en annexe B. Une instruction manifestement illicite peut être suspendue pour les seules opérations concernées jusqu’à clarification écrite, avec information motivée du Client, sans suspendre les mesures urgentes de protection ni les droits des personnes. Le Client documente ses bases légales, informations et habilitations ainsi que, le cas échéant, la condition de traitement des données sensibles ; cette répartition ne dispense pas Récréo de ses obligations propres.

4. Sécurité

Récréo met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques conformément à l’article 32 du RGPD. Elles sont détaillées en annexe B et réexaminées au regard des risques et évolutions du service.

Les engagements de sécurité portent sur la limitation des accès, la confidentialité, la protection des données, les sauvegardes et la gestion des incidents. Récréo documente leur application et les contrôles réalisés ; il communique les informations pertinentes au Client dans les conditions de l’article 10.

5. Sous-traitants ultérieurs

Récréo ne recrute un sous-traitant ultérieur qu’avec l’autorisation écrite préalable spécifique ou générale du Client. La liste initiale autorisée figure en annexe C. En cas d’autorisation générale, Récréo informe le Client de tout ajout ou remplacement prévu et lui permet de formuler une objection avant intervention.

En cas d’autorisation générale, cette information est adressée par écrit au moins 30 jours calendaires avant l’intervention prévue. Le Client peut, dans ce délai, formuler une objection motivée relative à la protection des données. Récréo examine celle-ci avec le Client et documente la solution retenue ; les données concernées ne sont pas confiées au prestataire contesté tant que l’objection n’est pas résolue.

Récréo impose au sous-traitant ultérieur les obligations pertinentes du présent accord et demeure pleinement responsable envers le Client de l’exécution de ces obligations par ce sous-traitant. Une objection non résolue est traitée avant le transfert des données concernées, selon une solution convenue et les droits applicables.

6. Localisation et transferts

L’annexe C indique les pays de stockage, de sauvegarde et d’accès à distance, y compris le support. Tout transfert soumis au chapitre V du RGPD repose sur un mécanisme valide et documenté ainsi que sur les garanties complémentaires requises.

Les transferts hors Espace économique européen sont limités aux besoins des services autorisés et ne peuvent intervenir sans les garanties requises. Les destinataires, mécanismes et vérifications applicables sont documentés et communiqués au Client avant les transferts concernés.

7. Droits, analyses et coopération

Récréo aide le Client, par des mesures appropriées et compte tenu de la nature des traitements, à répondre aux demandes d’exercice de droits. Il transmet sans délai indu les demandes reçues qui relèvent du Client et n’y répond au fond que sur instruction ou obligation applicable.

Récréo aide le Client à respecter les obligations de sécurité, de notification, d’analyse d’impact et de consultation préalable, compte tenu des informations dont il dispose. Les modalités et coûts éventuels d’une assistance exceptionnelle sont convenus sans neutraliser ces obligations ni retarder une action urgente nécessaire.

8. Violations de données

Récréo notifie au Client toute violation de données personnelles confiées sans délai indu après en avoir pris connaissance. Il n’attend pas de disposer d’un dossier exhaustif pour émettre une première alerte, puis fournit les compléments à mesure de leur disponibilité.

L’alerte décrit la nature de la violation, les catégories et volumes approximatifs concernés, les conséquences probables, les mesures prises ou proposées et un contact. Les preuves utiles sont conservées de manière sécurisée. Récréo coopère à la remédiation et à l’analyse ; le Client apprécie ses obligations de notification à l’autorité et aux personnes, avec cette assistance.

9. Sort des données à la fin du service

À la fin de l’accès actif, le Client peut bénéficier d’une prestation résiduelle de consultation en lecture seule et de conservation d’une durée maximale d’un an, encadrée par ses instructions documentées et sans réutilisation pour d’autres finalités. Cette durée n’interdit pas au Client d’ordonner une restitution ou un effacement plus tôt. Au terme des prestations de traitement, Récréo supprime ou restitue les données au choix du Client et détruit les copies existantes, sauf obligation légale de conservation. L’annexe D précise les formats, délais, accès de récupération, pièces jointes, assistance, sauvegardes et modalités d’attestation.

Les données conservées par obligation légale sont identifiées, isolées autant que nécessaire et non réutilisées pour des finalités étrangères. Les sauvegardes suivent un cycle documenté d’effacement ou d’expiration ; une restauration ne réintroduit pas durablement des données qui auraient dû être supprimées.

10. Information et audits

Récréo tient à disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord et permet les audits, y compris inspections, par le Client ou un auditeur mandaté, en y contribuant.

Les audits ordinaires sont organisés avec un préavis de 15 jours ouvrés, un périmètre pertinent et un auditeur tenu à la confidentialité, en privilégiant les preuves documentaires disponibles sans exclure une inspection nécessaire. Ce préavis ne s’impose pas en cas d’incident, de suspicion sérieuse de non-conformité ou de demande d’une autorité. Aucun quota annuel ni frais dissuasif ne bloque un contrôle nécessaire. Chaque partie supporte ses coûts internes ordinaires ; toute assistance exceptionnelle facturable suppose un accord préalable et ne concerne pas la correction des manquements imputables à Récréo. La communication protège les secrets et données des autres clients, au moyen de preuves adaptées, sans neutraliser le droit d’audit. Les constats donnent lieu à un plan de correction suivi.

Annexe A — Description des traitements

ACM — Personnes : gestionnaires, familles, représentants légaux et enfants inscrits. Données : identité, coordonnées, liens familiaux et habilitations, dossiers d’inscription, présences, éléments administratifs de tarification et de règlement, justificatifs nécessaires aux accueils. Finalités : gestion des dossiers familles, inscriptions et suivi administratif des accueils souscrits. Les justificatifs médicaux ne sont traités que dans les espaces et pour les besoins identifiés par le Client, sous une condition de licéité appropriée aux données de santé ; aucune réutilisation publicitaire n’est autorisée.

Adhésion — Personnes : adhérents, représentants et gestionnaires. Données : identité, coordonnées, inscriptions et renouvellements, références et statuts de règlement. Finalités : gestion des adhésions et suivi administratif et financier associé. Le présent accord n’autorise pas le dépôt de coordonnées bancaires complètes dans les espaces documentaires ou de texte libre ; les données nécessaires au paiement sont traitées dans le circuit du prestataire de paiement.

RH — Personnes : salariés et gestionnaires habilités. Données : identité, coordonnées professionnelles, emploi, temps de travail, absences, bulletins de paie et justificatifs nécessaires aux fonctions souscrites. Finalités : administration du personnel, suivi du temps et des absences et gestion documentaire. Le stockage documentaire ne vaut pas fourniture d’un coffre-fort numérique ou d’un dispositif de remise légale des bulletins. Les dossiers médicaux étrangers à la gestion administrative ne sont pas autorisés. Aucune décision automatisée de recrutement, de sanction ou d’évaluation n’est autorisée par cet accord.

Pour ces trois applications, les opérations sont la réception, l’enregistrement, l’organisation, le stockage, la consultation par les personnes habilitées, la mise à jour, la restitution et l’effacement. La durée correspond à celle des prestations, y compris leur phase résiduelle définie à l’annexe D, sous réserve d’instructions d’effacement anticipé. Le Client sélectionne uniquement les données nécessaires à ses démarches, définit les habilitations et informe les personnes. Toute extension de finalité ou de catégories sensibles exige une instruction documentée et les garanties correspondantes.

Annexe B — Hébergement, sauvegardes et sécurité

L’infrastructure applicative comprend deux serveurs dédiés OVH en redondance, hébergés en France. Une sauvegarde horaire est réalisée sur un NAS situé dans les locaux de l’Association Andyvie, avec une rétention d’un mois. Un test de restauration a été réalisé début septembre 2026. La fréquence des sauvegardes ne constitue pas un délai garanti de reprise ni une garantie d’absence de perte entre deux sauvegardes ; la redondance ne constitue pas un engagement de disponibilité ininterrompue.

Récréo s’engage à limiter les accès d’exploitation et de support aux personnes habilitées tenues à la confidentialité, à vérifier l’identité et les droits du demandeur avant une restitution, à protéger les échanges et les sauvegardes contre les accès non autorisés, à maintenir les composants de sécurité et à tracer les interventions sensibles. Récréo organise des contrôles de restauration adaptés aux risques et conserve leurs résultats ainsi que les mesures correctives. Le Client désigne son administrateur et retire les habilitations devenues inutiles. Les signalements et demandes sont adressés à contact@recreo.fr. Ces obligations n’emportent aucune certification ni engagement chiffré de reprise autre que celui expressément convenu dans la commande.

Annexe C — Prestataires et localisations

OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France : hébergement des données applicatives sur serveurs dédiés en France et fourniture de la messagerie utilisée pour les échanges du service. Les sauvegardes sur le NAS de l’Association Andyvie sont une opération interne de Récréo, non un sous-traitant distinct. Stripe Payments Europe Limited, Irlande : traitement des données nécessaires aux paiements et à la facturation dans le cadre des services Stripe et Stripe Connect ; pour les paiements des activités, la Structure demeure titulaire de son compte Connect. Stripe agit comme sous-traitant pour les opérations exécutées sur instructions et comme responsable de traitement pour ses finalités propres, notamment ses obligations réglementaires et la prévention de la fraude, selon ses contrats applicables. Sa documentation est accessible à https://stripe.com/fr/legal/dpa et https://stripe.com/fr/privacy. L’autorisation du présent accord porte uniquement sur les opérations sous-traitées ainsi identifiées ; tout autre sous-traitant relève de la procédure de l’article 5.

Annexe D — Restitution, conservation et effacement

À la fin de l’accès actif, une consultation en lecture seule est proposée pendant un an au maximum sous les instructions du Client. Une demande de restitution ou d’effacement anticipé est adressée par son représentant habilité à contact@recreo.fr. Récréo confirme le périmètre, organise une remise sécurisée des données et pièces jointes concernées dans un format exploitable convenu avec le Client et communique le calendrier d’exécution sans délai indu. Les restitutions dues ne sont pas subordonnées au paiement d’une dette contestée. La remise est contrôlée avec le Client avant effacement lorsqu’il demande une restitution. Récréo prévient le Client au moins 30 jours avant l’échéance de la conservation résiduelle et procède ensuite à l’effacement, sauf instruction de restitution encore à exécuter ou conservation légalement obligatoire. Les copies de sauvegarde sont conservées au plus un mois à compter de leur création, restent isolées de l’usage courant et expirent selon ce cycle ; une restauration doit réappliquer les instructions d’effacement intervenues depuis la copie. Les conservations légales sont limitées aux données nécessaires et assorties d’accès restreints ; leur fondement et leur durée sont indiqués au Client. Sur demande, Récréo atteste des opérations effectivement réalisées en distinguant les données actives et les copies de sauvegarde encore en cours d’expiration. Les droits impératifs de changement de fournisseur et de récupération prévus par le règlement (UE) 2023/2854 demeurent applicables lorsque le service entre dans son champ.